Volkspand - Doorgeef draaiboek

Naam event: Cosmic Mania 2007 - Datum: 04-10-2007
































Inhoudsopgave:
1. Organisatie
1.1. Inleiding
1.2. Planning
1.3. Locatie
1.4. Entrée en/of Uittrée en kaartverkoop
1.5. Budget/Begroting
1.6. Sanitair

1.7. Bar/food

2. Verkeerslogistiek (rondom het pand)
2.1. Bereikbaarheid
2.2. Parkeren auto’s (leveranciers)
2.3. Parkeren fietsen

3. Milieu
3.1. Geluid
3.2. Schoonmaken sanitair
3.3. Schoon opleveren na afloop

4. Veiligheid
4.1. Security
4.2. Calamiteiten en ontruimingsplan
4.3. Brandveiligheid
4.4. EHBO

5. Programmering per ruimte/podium
5.1. Programma’s
5.2. Techiek
5.3. Stagemanagement

In het gebouw waar De Volkskrant ruim veertig jaar huisde, is sinds 1 juni 2007 een broedplaats gevestigd. Woningbouwcorporatie Het Oosten is eigenaar, Urban Resort de initiatiefnemer en hoofdhuurder. Circa 235 kunstenaars, ondernemers en sociale initiatieven hebben een betaalbare werkruimte in het Volkskrantgebouw gevonden.

Cosmic Mania 2007 - event is initiatief van Elena Kravtchenko van het Russisch Cultureel Centrum Amsterdam.
EventTeam

	Bedrijf / instantie	Contactpersoon
Eindverantwoordelijk	RCC	Elena Kravtchenko
Project team event	Kunstenaars en eventsorganisatoren uit het VKG; Urban Resort; KhaosProjects	Elena Kravtchenko Julien Haffmans
Horeca	Canvas	Tijs Timmers
Beveiliging	Canvas, SME, KhaosProject	Rik Groenland Tijs Timmers Franklin Esajas Julien Haffmans Martijn Gijsberti Elena Kravtchenko
Techniek	Allmuzing, Canvas	Gregory J. De Wit Rik Groenland
Bezoekersgeleiding	Externe kunstenaars	Martijn Gijsberti Irina Kovalevska Elisabeth Reijnders
Parkeergeleiding	Niet van toepassing – parkeren op eigen terrein – bezoekers fietsen of komen met tram of metro
Schoonmaak	Ani Schoonmaak	Via Tijs
Afvalverwerking		Eigen verantwoordelijkheid per werkgroep

Handige namen en telefoonummers

Stichting Urban Resort Hay Schoolmeesters 06 16485844

Jaap Draaisma 06 12287013

KaosProjects Jan Gieszen 06 28726589

Julien Haffmans 06 27272001

Café/rest Canvas Thijs Timmers 06 11286924
Rik Groenland 06 47155036

RCC Elena Kravtchenko 06 48016172

SME Radio/TV Franklin Esajas 06 13702221

Beveiliging Franklin Esajas (entrée) 06 13702221

Julien Haffmans (entrée) 06 27272001
Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Rik Groenland (7de) 06 47155036
Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674

Het Collectief beveiliging via Hay Schoolmeesters 06 16485844

Techniek geluid en licht Rik Groenland (7de) 06 47155036
Franklin Esajas (BG) 06 13702221
Fred Pook (7de) 06 43858004

Master of Ceremonies Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Thijs Timmers (7de) 06 11286924

Hostess Irina Kovalevska (BG) 06 18166217
Elisabeth Reijnders (7de) 06 41199609

EHBO Erjee Vroling en Bram

Schoonmaken Ani Schoonmaak 06 33809751

Streaming Franklin Esajas 06 13702221

Fred Pook 06 43858004

Vertegenwoordigers Julien Haffmans (entrée) 06 27272001
Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Rik Groenland (7de) 06 47155036

Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674

Artisten/DJ’s Maxim Shaposhnikov 06 27074310
Marynka 06 53702459
Jaap Draaisma 06 12287013
Arjan van Sorge 06 51188067
Dima Solomkine 06 52472546

Stadsdeel Oost Watergraafsmeer wil met 8 personen op die dag hetliefst op de 7e een brainstorm uitvoeren.Geplande tijd: 15.30 tot 19.30
Vanaf 22.00 uur: activiteiten op 7de . Om 22.28 uur lanceren Sputnik

Fred Pook
Martijn Gijsberti

de = Canvas
de)
de)

Wat	Tips:	Wanneer	Wie doet het?	Toezicht (wie checkt het?)
Voorbereiding algemeen		1-2 maanden voor event	Project Team	Elena Kravtchenko
Uitwerking logistiek	Liften: totdat er afsluitbare deuren zijn op alle verdiepingen moet de bezoekersstroom naar boven in het oog gehouden worden. Voorkom zwerven door het gebouw, bijv. door liftbegeleiders. De trappenhuizen zijn vluchtwegen, de toegang daarheen moet te allen tijde vanaf alle verdiepingen open blijven.	04-10-2007	Martijn Gijsberti	Elena Kravtchenko
Marketing / publiciteit	Een ieder is verzocht zijn netwerk aan te spreken en flyers te verdelen. Email mailing binnen diverse netwerken.	Min. één week voor event	Iedereen van Project Team	Elena Kravtchenko
Opbouwen	Maandag 01-10-2007 Woensdagavond 03-10-2007, donderdagochtend 04-10-2007	01-10-2007 03-10-2007 04-10-2007	Iedereen van Project Team	Elena Kravtchenko Rik Groenland Gregory J. De Wit
Openingstijden	19.00 uur - 01.00 uur:	04-10-2007	Rik Groenland	Elena Kravtchenko Rik Groenland
Sluitingstijden	01.00 uur (besloten tot max 02.00 uur)	05-10-2007		Elena Kravtchenko Rik Groenland
Sanitair	Sanitair moet vooraf en tijdens het event regelmatig gecontroleerd en schoongemaakt worden i.v.m. vergunning. Naderhand natuurlijk ook, voor de volgende bezoekers.	04-10-2007	schoonmakers	Ani
Afbouw	Aansluitend en volgende dag. Veilige opslag van waardevolle apparatuur regelen!	05-10-2007	Rik Groenland Gregory J. De Wit Fred Pook	Elena Kravtchenko Rik Groenland
Schoonmaak	vooringang, lift, zaal op BG voor 12.00 uur schoon. Op de 7	05-10-2007 05-10-2007	Schoonmakers Canvas	Ani Thijs Timmers (7
Afval-verwerking		05-10-2007	Eigen verantwoordelijk	Gregory J. De Wit (BG) Thijs Timmers (7

De locatie is het oude Volkskrantgebouw aan de Wibautstraat 150 te Amsterdam. De activiteiten vinden primair plaats op de begane grond in de grote open ruimte en ook in café restaurant Canvas i/o op de 7e verdieping, de voormalige kantine van de Volkskrant.
Tussen 19.00 uur en 01.00 uur op
Begane grond: max 200 bezoekers
Canvas: Max 200 bezoekers
In totaal verwachten we max 200 bezoekers in de loop van de avond.
Maximum bezoekersaantallen zijn vastgesteld in samenwerking met de brandweer en conform veiligheidseisen.

Aan de deur beneden zal geteld worden, bij eventuele ‘overdrukte’ zal het beleid ‘een erin, een eruit’ worden.
1.4 Entrée en/of Uittrée en kaartverkoop
Er wordt geen entrée geheven. We verkopen de ijsjes bij entree. Donaties en sponsoring door het publiek zijn wel mogelijk.

1.5 Budget/Begroting

Huur zaal €250,-
Flyers €155,-
Schoonmaak €225,-
Drank en eten €125,-
Ijsjes +_ €100,-
App. Huur €50,-
----------------------------
Totaal: +_€900,-
De donaties en sponsoring boven dit bedrag worden voor de volgende Volkseventen gebruikt. Bijvoorbeeld om de geluidsapparatuur of flyers te bekostigen.

Er worden max. 200 bezoekers verwacht en gemiddeld €5,- per persoon aan de donaties, sponsoring en ijsjes verkoop. We rekenen op max. €1000,- opbrengsten.
1.6 Bar/food/middelen

Op twee plekken in het pand worden door Canvas barren worden ingericht. Het verkrijgbaar assortiment zal enkel zwak alcoholisch zijn. De hoofdlocaties voor de horeca zijn de begane grond en de 7e verdieping. De organisatie van zowel de catering als de horeca ligt in handen van Thijs Timmers van ‘Canvas’.

Softdrugsgebruik wordt binnen het Volkskrantgebouw gelegitimeerd, Dealen en harddrugsgebruik evenals overlast ingegeven door middelengebruik zijn reden tot uitzetting.

1.7 Indeling

Met name de grote ruimtes op de Begane Grond worden ingericht als expositie, workshop en disco/lounge ruimtes. Bij Canvas op de zevende verdieping bevindt zich een discotheek ruimte. Verder wordt er gebruik gemaakt van de terras die bij Canvas behoort. Vanaf 22.20 uur tot 22.40 uur op de terras van Canvas vindt er kunstmanifestatie plaats ter ere van Sputnik1.
De details en indeling zie bij 5.1.

De ligging van het pand (Wibautstraat 150) is algemeen bekend. Bekend is ook dat het pand bereiken met de auto niet optimaal is. Bezoekers kunnen betaald parkeren in de wijken rondom het gebouw. Afgeraden wordt met de auto te komen. Vanaf CS is het pand gemakkelijk met de metro te bereiken. Alle metros, halte Wibautstraat.

Leveranciers kunnen gebruikmaken van het parkeerterrein rondom het Volkskrantgebouw. Er wordt dan ook geen parkeeroverlast verwacht.

Verwacht wordt dat bezoekers met de fiets zullen komen. Er wordt voor gezorgd dat de voor- en zijkanten van het gebouw vrijblijven van fietsen.

De geluidsinstallaties zullen bestaan uit twee kleine installaties. Gezien de omvang van de ruimtes, te gebruiken vermogens en isolatie van het pand zal er geen geluidsoverlast voor de buurt zal ontstaan. De “normale norm” van 50DB op de gevel van de dichtstbijzijnde woning, zal niet gehaald worden.

Sanitair moet vooraf en tijdens het event regelmatig gecontroleerd en schoongemaakt worden i.v.m. vergunning. Naderhand natuurlijk ook, voor de volgende bezoekers.

De vooringang, lift, zaal op BG voor 12.00 uur worden door de schoonmakers gedaan.
Op de 7de is Canvas veraantwoordelijk voor de schoonmaak.

4.1 Algemene veiligheidsvoorzieningen
Het is overal in het gebouw ten strengste verboden gevaarlijke stoffen of gassen te gebruiken. De horeca voldoet aan alle veiligheidseisen: vraag Tijs.
De liften zijn gekeurd en staan onder een onderhoudscontract.
Alle brandalarmvoorzieningen zijn aanwezig en gekeurd.
De vluchtwegen zijn breed genoeg voor de maximum aantallen bezoekers, dit is in samenwerking met de brandweer vastgesteld.
De gangen en vluchtwegen in het pand zijn vrij van obstakels.

De beveiliging wordt verzorgd door:
Franklin Esajas (entrée) 06 13702221

Julien Haffmans (entrée) 06 27272001
Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Rik Groenland (7de) 06 47155036
Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674

Centraal nummer in geval van calamiteit: 112

Als beveiligers mensen uitzetten wegens wangedrag (roven, overlast, geweld e.d.) dan noteren zij naam, adres, en telefoon-gegevens om hen naderhand aansprakelijk te kunnen stellen voor eventuele kosten die door de overlast zijn ontstaan en die om die kosten op hen te kunnen verhalen (wettelijke aansprakelijkheid, reparatie/schoonmaakkostenaangifte kunnen doen etc.).

Het pand is veilig en makkelijk ontruimbaar. In geval van calamiteiten kan gevlucht worden aan beide zijden van het pand. In de gangen zijn duidelijk ontruimingsplan borden weergegeven. Voor het event wordt de bewegwijzering uitgebreid.

Het gehele pand is voorzien van een brandmeldsysteem. Additionele brandblussers zullen op diverse plekken, zoals in de nabijheid van het podium geplaatst worden.
Decoratiematerialen worden conform de normale eisen geimpregneerd. In overleg met de brandweer worden aanvullende voorschriften strikt uitgevoerd.

Op de 7de wordt een EHBO post ingericht op de eventdag zelf. De EHBO staat natuurlijk in nauw contact met de beveiliging.

19.00-00.00 Entrée met Ijsjes verkoop Julien Haffmans 06 27272001

Vertegenwoordiger Behane Grond Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166

Opbouw beneden 12.00 uur

Alien Disco (beneden):19:00 Cosmic Games19:00 Dj Martian21:00 Cosmic Bip Set Dj Goldfinger 21:30 Cosmic Angel Live - Marynka22:00 Cosmodrome Crossover Cassette Party Dj X-0-X23:00 Cosmic Minimal Dj Danyel01:00 Dj Dezoncondor

Vertegenwoordiger de Liften Martijn Gijsberti (liften) 06 22955674

22.20-22.40 uur op de terras van Canvas kunstmanifestatie ‘Lancering van de Sputnik’.

Exact om 22.28 lancering door de Sputnik Technicians
Rik Groenland (7de) 06 47155036
Fred Pook (7de) 06 43858004

Vertegenwoordiger op de 7de Rik Groenland (7de) 06 47155036

10.00-15.30 opbouw 7devan 15.30-19.30 – bezet
7de Hemel:
19.30-20.30 – Spunik Set van Jaap20.30-22.00 - Andy Birnbaum
22.00-22.25 - Dj Goldfinger - Space Disco22.25-22.35 - lancering van de Spoetnik22.35-23.30 - Dj Goldfinger of iemand anders23.30-01.00 - DJ Disco Machine

Techniek geluid en licht Rik Groenland (7de) 06 47155036
Franklin Esajas (BG) 06 13702221
Fred Pook (7de) 06 43858004

Master of Ceremonies Gregory J. De Wit (BG) 06 21976166
Thijs Timmers (7de) 06 11286924

Ze kondigen aan. Ze hebben alle telefoonnummers van de mensen die optreden om hen te bereiken vlak voor ze op moeten.

Crowd Controle Elena Kravtchenko 06 48016172
Zij shuffelt programma en bewaakt de voortgang. Ze heeft alle telefoonnummers van de mensen die aan deze event deelnemen.

Tags: draaiboek